Transparencia: esta guía la escribimos en Scrampi, un sistema POS en la nube que muchos negocios usan para reemplazar la caja registradora. Tenemos un interés directo, así que la escribimos para que te sirva decidas lo que decidas: la comparación y los criterios de abajo aplican a cualquier sistema que evalúes, no solo al nuestro. Donde damos un dato de Scrampi, lo decimos con claridad.
En corto: en Colombia, si estás obligado a facturar electrónicamente, una caja registradora sola ya no te sirve para cumplir con la DIAN: desde 2024 el tiquete de máquina registradora se reemplazó por el documento equivalente POS electrónico, y el tiquete de papel solo vale en contingencia. Una caja registradora electrónica nueva cuesta entre $775.990 y $2.203.990 en vendedores colombianos (MercadoLibre, 25 de octubre de 2026). Los planes de entrada de un sistema POS con facturación DIAN cuestan entre $25.900 y $85.000 al mes (verificados el 29 de septiembre de 2026); el sistema funciona en el computador o la tablet que ya tienes, emite el comprobante electrónico, descuenta el inventario y cuadra la caja. La caja registradora solo sigue teniendo sentido en un negocio que no está obligado a facturar y que no necesita controlar inventario.
Si estás abriendo un negocio, o si tu caja registradora ya está vieja, la pregunta es lógica: ¿compro otra o paso a un sistema POS? Esta guía compara las dos opciones con precios de Colombia, te explica qué cambió con la DIAN y te dice con honestidad en qué casos una caja registradora todavía te alcanza.
Qué es una caja registradora y qué es un sistema POS
Una caja registradora es un aparato que suma las ventas, imprime un tiquete y guarda el efectivo en un cajón. Las electrónicas guardan precios por departamento o por código y sacan un reporte de ventas al cierre del día (el "reporte Z"). Todo queda dentro del aparato: no se conecta con tu inventario, con tu contador ni con la DIAN.
Un sistema POS (punto de venta) es un software que registra cada venta, la cobra, descuenta el inventario y guarda la información para tus reportes. Corre en un computador, una tablet o un celular, y se apoya en equipos opcionales: impresora de tickets, lector de código de barras y cajón monedero. Si quieres el detalle de esos equipos, lo explicamos en los componentes de un sistema POS.
Cuando alguien busca una "máquina registradora con sistema POS" casi siempre se refiere a lo mismo: un punto de venta que, además de cobrar, lleva el control del negocio. El término viene de la norma vieja de la DIAN, que llamaba así al tiquete que imprimían esas máquinas.
Caja registradora vs sistema POS: la comparación
Esta tabla resume las diferencias que más pesan en un negocio pequeño. Los precios de cajas registradoras se consultaron en MercadoLibre Colombia el 25 de octubre de 2026; los de Scrampi salen de su página de precios.
| Criterio | Caja registradora electrónica | Sistema POS en la nube |
|---|---|---|
| Inversión inicial | $775.990 a $2.203.990 nueva; $800.000 a $1.199.000 usada en buen estado | $0 si usas el computador o la tablet que ya tienes; el kit de impresora, lector y cajón suma entre $451.300 y $560.400 |
| Costo mensual | $0 (rollos de papel y mantenimiento aparte) | $25.900 a $85.000 en los planes de entrada con facturación DIAN; en Scrampi, desde $46.000 |
| Comprobante ante la DIAN | No transmite. Su tiquete de papel solo vale en contingencia | Emite y transmite el comprobante electrónico. Scrampi emite factura electrónica de venta en cada venta |
| Inventario | No. Como mucho, cuenta unidades vendidas por departamento | Descuenta cada producto al vender y guarda el kardex |
| Reportes | Reporte de cierre del día en papel | Ventas por día, producto, vendedor y medio de pago, desde cualquier lugar |
| Cierre y arqueo de caja | Manual, contando contra el reporte Z | El sistema totaliza cada medio de pago y te muestra la diferencia entre el efectivo esperado y el contado |
| Varias cajas o sucursales | Cada máquina va por su lado | Todo en una sola cuenta (en Scrampi, hasta 6 cajas y 3 sucursales en el plan Business) |
| Si se cae el internet | No le afecta | Depende del sistema. Scrampi sigue vendiendo y sincroniza al volver la conexión; para ingresar sí necesitas internet |
| Equipos | Todo viene en el aparato | En Scrampi: navegador en tu equipo, lector USB estándar, cajón que se abre solo al cobrar si va conectado a la impresora. No integra báscula |
| Venta por internet | No | Algunos la incluyen. Scrampi trae catálogo online con el mismo inventario |
El kit de hardware de la tabla viene de nuestra guía de cuánto cuesta un sistema POS en Colombia, con precios verificados en tiendas colombianas. Ahí está el desglose equipo por equipo.
¿Puedo seguir usando mi caja registradora?
Depende de si estás obligado a facturar electrónicamente. Si lo estás, la caja registradora no te sirve como comprobante de venta: su tiquete no se transmite a la DIAN, y desde 2024 el tiquete de papel sin transmisión solo es válido en contingencia, con un tope de 5 UVT por documento. Tus ventas deben salir con documento equivalente POS electrónico o con factura electrónica. Explicamos cuándo usar cada uno en la guía de facturación electrónica DIAN y en el glosario del documento equivalente POS.
Si no estás obligado (por ejemplo, una persona natural no responsable de IVA que cumple los requisitos y está por debajo del tope de ingresos de 2026), la caja registradora sí te puede servir para sumar, dar un recibo y guardar el efectivo. Revisa el tope y las condiciones en la sección de topes para facturar en 2026 antes de decidir, porque si los superas, la obligación empieza.
Si dudas sobre qué documento te toca en una venta puntual, la herramienta ¿tiquete POS o factura? te lo dice en segundos.
Cuánto cuesta una caja registradora en Colombia (y cuánto un POS)
Una caja registradora electrónica nueva cuesta entre $775.990 y $2.203.990 en vendedores con envío desde Colombia. Las importadas desde China o Estados Unidos aparecen desde $454.800, con tiempos de entrega más largos y garantía más difícil de reclamar. Estos son los rangos que encontramos en MercadoLibre Colombia el 25 de octubre de 2026:
| Tipo | Precio de referencia | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|
| Nueva, básica (40 a 48 teclas) | $775.990 a $1.004.990 | Vendedores en Colombia, envío gratis |
| Nueva, con impresora integrada | $1.219.900 (en promoción) | Precio sin descuento: $1.699.900 |
| Nueva, con impresora y cajón | $2.203.990 | Equipo completo de un solo fabricante |
| Importada (envío internacional) | $454.800 a $1.242.415 | Entrega más lenta; revisa garantía y voltaje |
| Usada, funcionando | $800.000 a $1.199.000 | Las de "estado desconocido" bajan a $63.000 a $126.000, pero pueden no encender |
Como referencia de marca, una Casio T500 aparecía en Digitalstore (Medellín) en $1.051.672 con IVA incluido, aunque agotada el día de la consulta. Los precios cambian seguido: si lees esto meses después, revísalos antes de comprar.
Del lado del POS, la cuenta es otra. Los planes de entrada con facturación DIAN cuestan entre $25.900 y $85.000 al mes, según nuestra comparación de nueve sistemas. En Scrampi los planes cuestan $46.000 (Starter), $91.000 (Pro) y $153.000 (Business) al mes, con 150, 800 y 1.500 comprobantes electrónicos mensuales respectivamente. En un año, el plan Starter suma $552.000 pagando mes a mes, o $469.200 con el plan anual. Es decir: el primer año de un POS cuesta parecido a una caja registradora nueva, y además incluye la facturación electrónica, el inventario y los reportes que la caja no tiene. Para comparar con otros sistemas, mira la guía de precios de POS en Colombia, que pone nueve opciones lado a lado.
Cuándo una caja registradora todavía te alcanza
No todo negocio necesita un sistema POS desde el primer día. Una caja registradora puede ser suficiente si se cumplen casi todas estas condiciones:
- No estás obligado a facturar electrónicamente.
- Vendes pocas referencias y no necesitas saber cuánto te queda de cada una.
- Atiendes tú solo, o con una persona de total confianza.
- Casi todo te lo pagan en efectivo y un reporte diario en papel te basta.
- Tienes un solo punto de venta y no vendes por internet.
Y estas son las señales de que ya no te alcanza:
- Te piden factura electrónica, o superaste el tope y quedaste obligado a facturar.
- Te enteras de que se acabó un producto cuando el cliente lo pide.
- El cierre de caja no te cuadra y no sabes si fue un error o un faltante. Un arqueo de caja con el sistema te muestra cuánto falta o sobra en efectivo.
- Cobras con efectivo, Nequi, Daviplata y tarjeta, y la caja solo entiende de billetes.
- Quieres abrir una segunda caja o una sucursal.
Si tienes una tienda de barrio, en la guía del POS para tiendas de barrio verás cómo se resuelven en la práctica el fiado, el surtido y los pagos.
Cómo pasar de la caja registradora a un sistema POS
El cambio se puede hacer en un día si lo preparas bien. Con cualquier sistema el orden es parecido:
- Carga tus productos y precios. Si ya los tienes en Excel, busca un sistema que permita la carga masiva. En Scrampi se importan desde un archivo .xlsx o .xls.
- Configura la facturación. Ten a mano tu NIT y tu resolución de numeración de la DIAN para que el sistema emita los comprobantes a tu nombre.
- Revisa qué equipos puedes reutilizar. La caja registradora en sí no se conecta a un POS, pero si tienes un cajón monedero independiente con conector RJ11, normalmente se conecta a la impresora de tickets y el sistema lo abre al cobrar. Pregunta al proveedor qué impresoras y lectores son compatibles antes de comprar.
- Haz ventas de prueba antes de abrir: una en efectivo, una con transferencia y una con devolución.
- Cierra tu primer día con el sistema. Compara el cierre contra el efectivo contado y corrige lo que haga falta en tu proceso.
Antes de elegir, piensa en qué pasa si se cae la conexión en tu zona. Un POS que sigue vendiendo sin conexión te evita frenar la caja en hora pico; lo explicamos en cómo funciona el POS sin conexión y en la comparación de POS en la nube vs POS local.
Si quieres probar el cambio sin riesgo, Scrampi tiene 30 días de prueba sin tarjeta, más 30 días con el código SCRAMPI (60 días en total). Puedes ver qué incluye cada plan en la página del sistema punto de venta o en la de POS para Colombia.
