Transparencia: esta guía la escribimos en Scrampi, un sistema POS con facturación electrónica homologada ante la DIAN. Tenemos un interés directo, así que la escribimos para que te sirva decidas lo que decidas: los topes y los pasos de abajo aplican a cualquier sistema que evalúes, incluido el facturador gratuito de la DIAN, no solo al nuestro. Donde damos un dato de Scrampi, lo decimos con claridad.
En corto: en 2026 la UVT vale $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025), así que el tope de 3.500 UVT para no estar obligado a facturar equivale a $183.309.000 de ingresos brutos al año. Una persona natural no responsable de IVA que esté por debajo de ese monto y cumpla todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario no está obligada a facturar. Si supera el tope, incumple cualquier otra condición o se inscribe en el Régimen Simple, debe habilitarse ante la DIAN y emitir factura electrónica o documento equivalente POS electrónico, que se valida en cada venta.
Puntos clave:
- En Colombia la factura electrónica funciona con validación previa: la DIAN valida el documento antes de que se entienda expedido. La validación toma fracciones de segundo y ocurre en cada venta.
- Están obligados los responsables de IVA e INC, los contribuyentes del Régimen Simple y, en general, comerciantes y profesionales independientes. Las excepciones principales: bancos y entidades financieras, y personas naturales no responsables de IVA con ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026) que cumplan todas las condiciones del artículo 437 del ET.
- Desde 2024 (obligatorio entre mayo y julio de 2024, según el tipo de contribuyente (Resolución DIAN 000008 de 2024)), el documento equivalente POS también es electrónico: se genera, transmite y valida ante la DIAN en tiempo real y, según la DIAN, se puede emitir sin importar el valor de la venta. El tope de 5 UVT ($261.870 en 2026) rige para el tiquete POS físico, que hoy solo se usa en contingencia.
- La DIAN ofrece un facturador gratuito con documentos ilimitados y certificado digital incluido; la alternativa es un proveedor tecnológico o un software propio habilitado.
- No expedir factura se sanciona con cierre del establecimiento por 3 días (art. 657 ET); expedirla sin requisitos, con multa del 1% de las operaciones (hasta 950 UVT).
Si tienes un negocio en Colombia, la facturación electrónica no es un trámite más: es la forma en que la DIAN ve tus ventas en tiempo real, y el sistema que decide si tu comprobante existe o no. Esta guía recorre el proceso completo (el tope para estar obligado, quién debe facturar, cómo habilitarse, qué documento emitir en cada venta y qué pasa si algo falla) con la fuente oficial de cada afirmación.
¿Cuál es el tope para facturar electrónicamente en 2026?
El tope es de 3.500 UVT, es decir, $183.309.000 de ingresos brutos al año provenientes de la actividad, con la UVT 2026 fijada en $52.374. Si eres persona natural y tus ingresos brutos de la actividad fueron inferiores a ese monto tanto en 2025 como en lo corrido de 2026, y cumples las demás condiciones para ser no responsable de IVA, no estás obligado a facturar. Si superas el tope en cualquiera de los dos años, sí lo estás.
| Concepto | En UVT | En pesos (2026) |
|---|---|---|
| Valor de la UVT 2026 (Resolución DIAN 000238 de 2025) | 1 UVT | $52.374 |
| Ingresos brutos máximos de una persona natural para ser no responsable de IVA y no estar obligada a facturar | 3.500 UVT | $183.309.000 |
| Mismo límite para personas naturales que prestan servicios con contratos con el Estado | 4.000 UVT | $209.496.000 |
| Tope del tiquete POS físico (máquina registradora sin transmisión; hoy solo en contingencia), por documento y sin impuestos | 5 UVT | $261.870 |
| Documento equivalente POS electrónico | Sin tope | No aplica: se puede emitir por cualquier valor |
¿Cuándo una persona natural no está obligada a facturar?
El numeral 3 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 exime de facturar a las personas naturales de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables de IVA. Aplica a personas naturales comerciantes y artesanos minoristas o detallistas, pequeños agricultores y ganaderos, y a quienes prestan servicios. Las condiciones son:
- Ingresos brutos totales de la actividad inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000) en el año anterior o en el año en curso.
- No tener más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio.
- Que en ese establecimiento no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema de explotación de intangibles.
- No ser usuario aduanero.
- No haber celebrado, en el año anterior ni en el año en curso, contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual igual o superior a 3.500 UVT.
- Que las consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras provenientes de actividades gravadas con IVA no superen 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso.
Para quienes prestan servicios y derivan sus ingresos de contratos con el Estado, esos límites suben a 4.000 UVT ($209.496.000), según el parágrafo 5 del mismo artículo. El numeral 7 del artículo 1.6.1.4.3 también exime a las personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA, si sus ingresos brutos de esas actividades fueron inferiores a 3.500 UVT.
Dos matices que se pasan por alto. Primero, si realizas actividades gravadas con IVA e incumples una sola condición, debes registrarte como responsable de IVA y quedas obligado a facturar. Segundo, si no estás obligado pero decides facturar por tu cuenta, para efectos tributarios pasas a ser obligado a facturar y debes cumplir todos los requisitos (parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.3).
¿Y el tope de 5 UVT del documento equivalente POS?
Aquí circula mucha información desactualizada. El tope de 5 UVT ($261.870 en 2026, sin incluir impuestos) aplica al tiquete de máquina registradora con sistema POS tradicional, el de papel que no se transmite a la DIAN (art. 616-1 ET). El documento equivalente POS electrónico, en cambio, se puede expedir sin importar el valor de la operación: así lo establece el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023 y lo confirmó la DIAN en el Concepto 20900 del 18 de noviembre de 2024. Como desde 2024 los obligados emiten el documento equivalente electrónico (el calendario terminó para el POS entre mayo y julio de 2024, según el tipo de contribuyente (Resolución DIAN 000008 de 2024)), el tiquete físico solo se admite en contingencia por fallas tecnológicas. Si quieres comprobar qué documento corresponde a una venta puntual, usa la guía y calculadora de tiquete POS o factura.
En la práctica: superar 5 UVT no te obliga por sí solo a emitir factura electrónica si usas documento equivalente POS electrónico. Lo que sí debes hacer es emitir factura electrónica de venta cuando el comprador la pida porque la necesita para soportar costos, deducciones o IVA descontable. Además, el POS electrónico le sirve al comprador como soporte fiscal si en él identificas su nombre o razón social y su número de identificación.
Fuentes: Resolución DIAN 000238 de 2025 (UVT 2026) · Ley 2010 de 2019, art. 4 (parágrafos 3 y 5 del art. 437 ET) · Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.4.3 · Resolución DIAN 000165 de 2023 · Concepto DIAN 20900 de 2024
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
La lista de obligados es amplia: responsables de IVA, responsables del impuesto nacional al consumo (INC), restaurantes y bares incluidos, contribuyentes del Régimen Simple de Tributación y, en general, comerciantes y quienes ejercen profesiones liberales, salvo que cumplan los requisitos de exoneración.
Las excepciones relevantes (art. 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023):
- Bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento (y las cooperativas de ahorro y crédito en sus operaciones financieras).
- Personas naturales no responsables de IVA con ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026) en el año anterior o en curso, que cumplan los demás requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
- Los no responsables del INC de restaurantes y bares.
Un caso frecuente: los contribuyentes que se inscriben al Régimen Simple deben adoptar la factura electrónica dentro de los 2 meses siguientes a su inscripción en el RUT (parágrafo del art. 915 ET). Si tienes una tienda y estás en ese proceso, en la guía de sistema POS para tiendas de barrio revisamos qué debe tener la caja para facturar sin frenar el mostrador.
Fuente: DIAN: Obligados a facturar
Cómo funciona: el modelo de validación previa
Colombia adoptó el modelo de validación previa (art. 616-1 ET): la factura solo se entiende expedida cuando la DIAN la valida y se entrega al adquiriente. En la práctica, cada venta dispara este ciclo en fracciones de segundo:
- Tu sistema genera la factura en XML bajo el estándar UBL 2.1 (Anexo Técnico versión 1.9).
- La transmite a la DIAN, que la valida en línea.
- Validada, se genera el CUFE (Código Único de Factura Electrónica), la huella digital irrepetible del documento, y el código QR de consulta.
- El cliente recibe la representación gráfica: en papel (tirilla) o digital (PDF), ambas válidas.
Esto significa que la facturación no puede ser un proceso aparte de la caja: si el sistema que cobra no es el mismo que factura y transmite, cada venta requiere doble digitación y cada error se multiplica.
Fuente: DIAN: Validación previa
Factura o tiquete POS: qué emitir en cada venta
Desde 2024 el documento equivalente POS también es electrónico (obligatorio entre mayo y julio de 2024, según el tipo de contribuyente (Resolución DIAN 000008 de 2024)): se genera, transmite y valida ante la DIAN en tiempo real, lleva CUDE (el análogo del CUFE) y código QR. El tiquete de papel sin transmisión ya no es un documento válido, salvo en contingencia por fallas tecnológicas.
Para elegir documento en cada venta:
- Documento equivalente POS electrónico: para las ventas en el punto de venta, sin tope de valor según la DIAN (Resolución 000165 de 2023, art. 16). Si identificas al comprador con su nombre o razón social y su número de identificación, le sirve para soportar costos, deducciones e impuestos descontables.
- Factura electrónica de venta: cuando el comprador la pida porque la necesita para soportar costos, deducciones o impuestos descontables. También es el documento que puede circular como título valor en RADIAN.
- Tiquete POS físico: solo en contingencia y en ventas que no superen 5 UVT por documento, sin incluir impuestos: $261.870 COP en 2026 (UVT: $52.374).
Fuentes: DIAN: Calendario de implementación · Concepto DIAN 20900 de 2024 · Art. 616-1 ET
Paso a paso: cómo habilitarte como facturador electrónico
1. RUT al día. Necesitas el RUT activo. La responsabilidad 52 (facturador electrónico) se actualiza automáticamente al completar la habilitación: no es un trámite previo.
2. Habilitación en el sistema de facturación DIAN. Se hace en línea: registras tus datos, ejecutas el set de pruebas (emisiones de ensayo que validan que tu solución genera documentos correctos) e indicas la fecha de inicio de operación.
3. Elige tu software. Tres caminos:
| Opción | Costo | ¿Para quién? |
|---|---|---|
| Facturador gratuito DIAN | Gratis: documentos ilimitados e incluye certificado digital | Emisión manual, volúmenes bajos |
| Proveedor tecnológico / software de facturación | Según proveedor | Negocios con ventas diarias que necesitan facturar desde la caja |
| Desarrollo propio | Alto | Empresas con equipos de tecnología |
Si facturas pocas veces al mes y a mano, el facturador gratuito de la DIAN es la opción razonable. Si vendes todo el día en mostrador, lo que importa es que la caja facture sola; en nuestra comparativa de sistemas POS gratis en Colombia revisamos qué incluye cada opción sin costo y dónde están los límites. Un dato de Scrampi: la facturación electrónica viene incluida en todos los planes, con tope por plan (150 comprobantes al mes en Starter, 800 en Pro y 1.500 en Business); el detalle está en facturación electrónica en Colombia.
4. Certificado de firma digital. Los documentos van firmados digitalmente. Si usas el facturador gratuito, el certificado viene incluido; con software propio o de proveedor, lo aporta tu solución.
5. Autorización de numeración. Se solicita por el servicio en línea de la DIAN, con vigencias de 6, 12 o 18 meses y prefijos (máximo 4 caracteres) por establecimiento, sede u oficina. Los rangos no agotados pueden rehabilitarse antes del vencimiento. Pon un recordatorio: operar con numeración vencida es un error clásico, y evitable si tu sistema te avisa.
Fuentes: DIAN: Requerimientos para ser facturador electrónico · DIAN: Facturación gratuita · DIAN: Numeración, preguntas frecuentes
¿Y si se cae el sistema? La contingencia de 48 horas
Cuando hay inconvenientes tecnológicos atribuibles a la DIAN, la ley permite entregar la factura sin validación previa (se entiende expedida con la entrega) y transmitirla para validación dentro de las 48 horas siguientes a que se solucione el inconveniente (art. 616-1 ET; Res. 165/2023, art. 37).
Ojo con el matiz: la contingencia cubre fallas de la DIAN, no fallas de tu software ni cortes de tu internet. Para esos casos, la única protección real es un sistema que registre la venta sin conexión y transmita automáticamente al reconectar.
RADIAN: tu factura como título valor
La factura electrónica de venta puede circular como título valor: el RADIAN es la plataforma de la DIAN que registra su "hoja de vida" (acuse, recibo del bien, aceptación, endoso) y habilita negociarla en factoring electrónico, es decir, convertir facturas por cobrar en liquidez. Si vendes a crédito a otras empresas, es una puerta de financiación que la facturación en papel nunca te dio.
Fuente: DIAN: Abecé RADIAN
Sanciones: qué pasa si no facturas bien
- No expedir factura estando obligado: clausura del establecimiento por 3 días (arts. 652-1 y 657 ET).
- Expedir factura sin requisitos (literales a, h, i del art. 617): multa del 1% del valor de las operaciones facturadas sin requisitos, hasta 950 UVT (unos $49,7 millones COP con la UVT 2026), y clausura en caso de reincidencia (art. 652 ET).
- No transmitir en debida forma los documentos del sistema (incluidos los documentos equivalentes POS electrónicos): sanción del art. 651 ET por no enviar información (Concepto DIAN 002156 de 2025).
Igual que en el caso de la numeración vencida: ninguna de estas sanciones aparece por mala fe, sino por operar con procesos manuales que un día fallan. En restaurantes pasa mucho con lo que se cobra fuera de la carta; en la guía para cobrar adiciones y combos en tu restaurante mostramos cómo dejar cada adición registrada en la venta para que lo cobrado y lo facturado coincidan.
Fuente: Estatuto Tributario, arts. 652 a 657
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el tope para facturar electrónicamente como persona natural en 2026?
Es de 3.500 UVT, que en 2026 equivalen a $183.309.000 de ingresos brutos al año (UVT de $52.374, fijada por la Resolución DIAN 000238 de 2025). Si eres persona natural no responsable de IVA, tus ingresos brutos de la actividad fueron inferiores a ese monto en 2025 y en lo corrido de 2026, y cumples las demás condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario (un solo establecimiento, sin franquicias, no ser usuario aduanero, sin contratos gravados individuales de 3.500 UVT o más y consignaciones de actividades gravadas por debajo de 3.500 UVT), no estás obligado a facturar. Si incumples una sola condición o te inscribes en el Régimen Simple, sí lo estás.
¿Facturar electrónicamente tiene costo?
Puede ser gratis: el facturador de la DIAN no tiene costo, emite documentos ilimitados e incluye el certificado digital. Pagas cuando necesitas velocidad: que la caja facture sola en cada venta.
¿El tiquete POS de papel sigue siendo válido?
Solo en contingencia por fallas tecnológicas, y como representación gráfica de un documento equivalente electrónico ya validado por la DIAN. Un tiquete que tu sistema no transmite electrónicamente dejó de ser válido cuando te llegó la fecha de implementación, en 2024.
¿Puedo emitir tiquete POS en una venta de $300.000?
Con documento equivalente POS electrónico, sí: la DIAN permite emitirlo sin importar el valor de la venta (Resolución 000165 de 2023, art. 16; Concepto 20900 de 2024). Con tiquete POS físico, que hoy solo se usa en contingencia, no, porque supera el tope de 5 UVT ($261.870 en 2026, sin impuestos). Y si el comprador te pide factura electrónica para soportar costos o IVA descontable, emítesela.
¿Qué pasa si el cliente es una empresa?
Normalmente pedirá factura electrónica de venta para soportar costos e impuestos descontables, y debes emitírsela. El documento equivalente POS electrónico también le sirve como soporte si incluye su nombre o razón social y su número de identificación. El tiquete POS físico no le sirve.
¿Qué es el CUFE que aparece en mi factura?
El Código Único de Factura Electrónica: un identificador irrepetible generado a partir de los datos de la factura, que permite verificar su autenticidad en el portal de la DIAN. El tiquete POS electrónico lleva su análogo, el CUDE.
¿El Régimen Simple me exime de facturar electrónicamente?
No: los contribuyentes del Régimen Simple están obligados a facturar electrónicamente (art. 915 ET) y tienen 2 meses desde su inscripción en el RUT para adoptar la factura electrónica. Esto aplica aunque tus ingresos estén por debajo de 3.500 UVT.
Scrampi es un POS con facturación electrónica homologada ante la DIAN: emite factura electrónica de venta en cada venta, por cualquier monto (no emite documento equivalente POS, porque la DIAN permite facturar electrónicamente todas las ventas), valida en tiempo real y sigue vendiendo aunque se corte el internet. La facturación tiene tope por plan: 150 comprobantes al mes en Starter, 800 en Pro y 1.500 en Business. Pruébalo 30 días gratis, sin tarjeta.
Guía verificada contra fuentes oficiales de la DIAN y el Estatuto Tributario. Última actualización: septiembre de 2026. Si una norma cambió después de esta fecha, prima la fuente oficial.
