Puntos clave:
- En Colombia la factura electrónica funciona con validación previa: la DIAN valida el documento antes de que se entienda expedido — la validación toma fracciones de segundo y ocurre en cada venta.
- Están obligados los responsables de IVA e INC, los contribuyentes del Régimen Simple y, en general, comerciantes y profesionales independientes. Las excepciones principales: bancos y entidades financieras, y personas naturales no responsables de IVA con ingresos menores a 3.500 UVT.
- Desde noviembre de 2024, el tiquete POS también es electrónico: se genera, transmite y valida ante la DIAN en tiempo real, y solo aplica en ventas de hasta 5 UVT ($261.870 COP en 2026).
- La DIAN ofrece un facturador gratuito con documentos ilimitados y certificado digital incluido; la alternativa es un proveedor tecnológico o un software propio habilitado.
- No expedir factura se sanciona con cierre del establecimiento por 3 días (art. 657 ET); expedirla sin requisitos, con multa del 1% de las operaciones (hasta 950 UVT).
Si tienes un negocio en Colombia, la facturación electrónica no es un trámite más: es la forma en que la DIAN ve tus ventas en tiempo real, y el sistema que decide si tu comprobante existe o no. Esta guía recorre el proceso completo — quién está obligado, cómo habilitarse, qué documento emitir en cada venta y qué pasa si algo falla — con la fuente oficial de cada afirmación.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
La lista de obligados es amplia: responsables de IVA, responsables del impuesto nacional al consumo (INC) — restaurantes y bares incluidos —, contribuyentes del Régimen Simple de Tributación y, en general, comerciantes y quienes ejercen profesiones liberales, salvo que cumplan los requisitos de exoneración.
Las excepciones relevantes (art. 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023):
- Bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento (y las cooperativas de ahorro y crédito en sus operaciones financieras).
- Personas naturales no responsables de IVA con ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en curso, que cumplan los demás requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
- Los no responsables del INC de restaurantes y bares.
Un caso frecuente: los contribuyentes que se inscriben al Régimen Simple deben adoptar la factura electrónica dentro de los 2 meses siguientes a su inscripción en el RUT (art. 915 ET).
Fuente: DIAN — Obligados a facturar
Cómo funciona: el modelo de validación previa
Colombia adoptó el modelo de validación previa (art. 616-1 ET): la factura solo se entiende expedida cuando la DIAN la valida y se entrega al adquiriente. En la práctica, cada venta dispara este ciclo en fracciones de segundo:
- Tu sistema genera la factura en XML bajo el estándar UBL 2.1 (Anexo Técnico versión 1.9).
- La transmite a la DIAN, que la valida en línea.
- Validada, se genera el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) — la huella digital irrepetible del documento — y el código QR de consulta.
- El cliente recibe la representación gráfica: en papel (tirilla) o digital (PDF), ambas válidas.
Esto significa que la facturación no puede ser un proceso aparte de la caja: si el sistema que cobra no es el mismo que factura y transmite, cada venta requiere doble digitación y cada error se multiplica.
Fuente: DIAN — Validación previa
Factura o tiquete POS: qué emitir en cada venta
Desde el 1 de noviembre de 2024, cuando culminó el calendario de la Resolución 000165 de 2023, el documento equivalente POS también es electrónico: se genera, transmite y valida ante la DIAN en tiempo real, lleva CUDE (el análogo del CUFE) y código QR. El tiquete de papel sin transmisión ya no existe como documento válido.
La regla para elegir documento está en el artículo 616-1 del ET:
- Tiquete POS electrónico: solo en ventas al consumidor final que no superen 5 UVT por documento, sin incluir impuestos — $261.870 COP en 2026 (UVT: $52.374).
- Factura electrónica de venta: obligatoria por encima del tope, y siempre que el cliente la exija, sin importar el monto. Es el único documento que le sirve al comprador para soportar costos, deducciones e impuestos descontables.
¿Dudas con un monto? En Scrampi publicamos una calculadora gratuita de tiquete POS o factura con la UVT vigente.
Fuentes: DIAN — Calendario de implementación · Art. 616-1 ET
Paso a paso: cómo habilitarte como facturador electrónico
1. RUT al día. Necesitas el RUT activo. La responsabilidad 52 (facturador electrónico) se actualiza automáticamente al completar la habilitación — no es un trámite previo.
2. Habilitación en el sistema de facturación DIAN. Se hace en línea: registras tus datos, ejecutas el set de pruebas (emisiones de ensayo que validan que tu solución genera documentos correctos) e indicas la fecha de inicio de operación.
3. Elige tu software. Tres caminos:
| Opción | Costo | ¿Para quién? |
|---|---|---|
| Facturador gratuito DIAN | Gratis: documentos ilimitados e incluye certificado digital | Emisión manual, volúmenes bajos |
| Proveedor tecnológico / software de facturación | Según proveedor | Negocios con ventas diarias que necesitan facturar desde la caja |
| Desarrollo propio | Alto | Empresas con equipos de tecnología |
4. Certificado de firma digital. Los documentos van firmados digitalmente. Si usas el facturador gratuito, el certificado viene incluido; con software propio o de proveedor, lo aporta tu solución.
5. Autorización de numeración. Se solicita por el servicio en línea de la DIAN, con vigencias de 6, 12 o 18 meses y prefijos (máximo 4 caracteres) por establecimiento, sede u oficina. Los rangos no agotados pueden rehabilitarse antes del vencimiento. Pon un recordatorio: operar con numeración vencida es un error clásico — y evitable si tu sistema te avisa.
Fuentes: DIAN — Requerimientos para ser facturador electrónico · DIAN — Facturación gratuita · DIAN — Numeración: preguntas frecuentes
¿Y si se cae el sistema? La contingencia de 48 horas
Cuando hay inconvenientes tecnológicos atribuibles a la DIAN, la ley permite entregar la factura sin validación previa — se entiende expedida con la entrega — y transmitirla para validación dentro de las 48 horas siguientes a que se solucione el inconveniente (art. 616-1 ET; Res. 165/2023, art. 37).
Ojo con el matiz: la contingencia cubre fallas de la DIAN, no fallas de tu software ni cortes de tu internet. Para esos casos, la única protección real es un sistema que registre la venta sin conexión y transmita automáticamente al reconectar.
RADIAN: tu factura como título valor
La factura electrónica de venta puede circular como título valor: el RADIAN es la plataforma de la DIAN que registra su "hoja de vida" (acuse, recibo del bien, aceptación, endoso) y habilita negociarla en factoring electrónico — convertir facturas por cobrar en liquidez. Si vendes a crédito a otras empresas, es una puerta de financiación que la facturación en papel nunca te dio.
Fuente: DIAN — Abecé RADIAN
Sanciones: qué pasa si no facturas bien
- No expedir factura estando obligado: clausura del establecimiento por 3 días (arts. 652-1 y 657 ET).
- Expedir factura sin requisitos (literales a, h, i del art. 617): multa del 1% del valor de las operaciones facturadas sin requisitos, hasta 950 UVT — unos $49,7 millones COP con la UVT 2026 —, y clausura en caso de reincidencia (art. 652 ET).
- No transmitir en debida forma los documentos del sistema (incluidos los tiquetes POS electrónicos): sanción del art. 651 ET por no enviar información (Concepto DIAN 002156 de 2025).
Igual que en el caso de la numeración vencida: ninguna de estas sanciones aparece por mala fe, sino por operar con procesos manuales que un día fallan.
Fuente: Estatuto Tributario, arts. 652–657
Preguntas frecuentes
¿Facturar electrónicamente tiene costo?
Puede ser gratis: el facturador de la DIAN no tiene costo, emite documentos ilimitados e incluye el certificado digital. Pagas cuando necesitas velocidad: que la caja facture sola en cada venta.
¿El tiquete POS de papel sigue siendo válido?
Solo como representación gráfica de un documento equivalente electrónico ya validado por la DIAN. Un tiquete que tu sistema no transmite electrónicamente no es un documento válido desde noviembre de 2024.
¿Puedo emitir tiquete POS en una venta de $300.000?
No: supera el tope de 5 UVT ($261.870 en 2026, sin impuestos). Corresponde factura electrónica de venta. Y en cualquier monto, si el cliente pide factura, debes emitirla.
¿Qué pasa si el cliente es una empresa?
Pedirá factura electrónica: es el único documento con el que puede soportar costos e impuestos descontables. El tiquete POS no se lo permite.
¿Qué es el CUFE que aparece en mi factura?
El Código Único de Factura Electrónica: un identificador irrepetible generado a partir de los datos de la factura, que permite verificar su autenticidad en el portal de la DIAN. El tiquete POS electrónico lleva su análogo, el CUDE.
¿El Régimen Simple me exime de facturar electrónicamente?
No: los contribuyentes del RST están obligados (art. 915 ET), con 2 meses de plazo desde la inscripción para adoptarla.
Scrampi es un POS con facturación electrónica homologada ante la DIAN: emite tiquete POS electrónico o factura según el monto — con el cambio automático al superar las 5 UVT —, valida en tiempo real y sigue vendiendo aunque se corte el internet. Pruébalo 30 días gratis, sin tarjeta.
Guía verificada contra fuentes oficiales de la DIAN y el Estatuto Tributario. Última actualización: julio de 2026. Si una norma cambió después de esta fecha, prima la fuente oficial.
