Transparencia: esta guía la escribimos en Scrampi, un sistema POS con módulo de gastronomía. Tenemos un interés directo, así que la escribimos para que te sirva decidas lo que decidas: los criterios de abajo aplican a cualquier sistema que evalúes, no solo al nuestro. Donde damos un dato de Scrampi, lo decimos con claridad.
La plata de un restaurante no se pierde en el plato principal. Se pierde en el borde: la porción extra de arroz que el mesero anotó en la servilleta y nadie cobró, el "sin cebolla" que llegó mal y volvió a la cocina, el combo del almuerzo que quedó más caro armado que suelto. Son pesos por pedido, y por eso no duelen de a uno. Al cierre del mes, son la diferencia entre un negocio que deja y uno que apenas se sostiene.
En corto: los modificadores son las variaciones que un cliente pide sobre un plato de la carta sin que sea un producto distinto. Hay tres tipos: adiciones, que suman al precio y descuentan el insumo que consumen; quitar ingredientes, que nunca cambia el precio y puede devolver el ingrediente al inventario; y elección, cuando el comensal escoge una opción entre varias. Un combo es otra cosa: agrupa varios productos y se vende como uno solo, con su propio precio. Bien configurados, los tres evitan que tengas que duplicar productos en la carta y hacen que lo que se sirvió sea exactamente lo que se cobra.
Por qué una nota libre no alcanza para cobrar una adición
Casi todos los sistemas de punto de venta dejan escribir una nota libre en la línea del pedido. Ahí termina todo lo que no encaja: "con doble carne", "sin cebolla", "término tres cuartos", "la gaseosa cámbiela por limonada". Funciona para que la cocina se entere, y falla en todo lo demás.
Una nota libre no cobra la doble carne. No descuenta del inventario los 120 gramos de carne que se fueron. No aparece en ningún reporte, así que al final del mes no sabes cuántas adiciones vendiste ni cuáles. Y como cada mesero la escribe distinta, ni siquiera podrías contarlas después: "doble carne", "x2 carne" y "carne extra" son tres textos diferentes para la misma cosa.
La alternativa que muchos negocios toman es peor: duplicar el producto en la carta. "Hamburguesa", "Hamburguesa doble", "Hamburguesa sin cebolla", "Hamburguesa doble sin cebolla". Cuatro productos para una hamburguesa. Con tres o cuatro decisiones por plato, la carta se vuelve inmanejable, buscar en el POS se vuelve lento en hora pico, y los reportes de ventas dejan de decirte qué se vende de verdad.
Los tres tipos de modificador: adición, quitar y elección
Todo lo que un cliente le pide a un plato cabe en tres categorías, y cada una se comporta distinto con el precio y con el inventario. Esta es la parte que define si el sistema te sirve o te estorba.
| Tipo | Ejemplo | Qué pasa con el precio | Qué pasa con el inventario |
|---|---|---|---|
| Adición | Doble carne, porción extra de arroz, aguacate | Suma el valor que tú definas | Descuenta el insumo enlazado |
| Quitar | Sin cebolla, sin gluten, sin picante | Nunca lo cambia, siempre queda en cero | Puede devolver el ingrediente al inventario |
| Elección | Término de la carne, acompañamiento, tamaño | Cada opción puede costar o no costar nada | Opcional, según la opción elegida |
1. Adiciones: suman al precio
La porción extra de arroz, el doble de carne, el aguacate, la salsa aparte que se cobra. Cada adición tiene su propio precio y se suma a la línea del pedido. Si además la enlazas a un insumo, la venta descuenta ese insumo del inventario, igual que lo haría la receta del plato.
Eso último es lo que casi nadie hace y lo que más se nota al cierre: si vendes 40 porciones extra de aguacate en una semana y ninguna descontó aguacate del inventario, tu conteo físico nunca va a cuadrar y vas a culpar al robo cuando el problema es el registro.
2. Quitar: nunca cambia el precio
"Sin cebolla", "sin gluten", "sin picante". Esto no se cobra y no debería descontar nada, porque el ingrediente no salió. En Scrampi el precio de un "quitar" está forzado en cero: no hay forma de que alguien le ponga un valor por error. Y si el plato tiene receta cargada, puedes marcar que el ingrediente vuelva al inventario, porque efectivamente no se usó.
Hay un detalle operativo que vale más que la función: el "SIN" tiene que verse distinto en la comanda de cocina. Un "sin cebolla" leído de afán es un plato devuelto, una mesa molesta y comida a la basura. Cualquier sistema POS para restaurante que evalúes debería resaltarlo, no dejarlo como una línea más de texto gris.
3. Elección: una opción entre varias
El término de la carne, el acompañamiento del corrientazo, el tamaño de la bebida, el tipo de leche. Aquí el cliente no agrega ni quita: escoge. Puede costar más o no costar nada, según lo que definas.
La pieza importante es poder marcar la elección como obligatoria. Si el término de la carne es obligatorio, el mesero no puede confirmar el pedido sin escogerlo, y la cocina deja de recibir platos incompletos. Ese bloqueo evita más idas y vueltas que cualquier otra cosa en esta lista.
Cómo asignar los modificadores: por producto, categoría o subcategoría
Acá se decide si configurar esto toma diez minutos o toda una tarde. "Término de la carne" no se asigna a los catorce platos que llevan carne: se asigna a la categoría Carnes y queda listo. En Scrampi un grupo se puede asignar a un producto puntual, a una categoría completa o a una subcategoría, y los tres niveles se suman: un grupo puesto en "Comidas" y otro en "Hamburguesas" le aplican los dos a una hamburguesa.
Cada grupo se define una sola vez y se reutiliza. Si mañana sube el precio del aguacate, lo cambias en un lugar y queda corregido en toda la carta.
Notas rápidas o modificador: cuándo usar cada uno
Queda una franja que no es ninguna de las tres: "para llevar", "poca sal", "sin hielo", "va con afán". No cobra, no mueve inventario, pero la cocina necesita leerlo.
Para eso están las notas rápidas: un catálogo corto de textos que aparecen como botones sobre el campo de nota, y que con un toque se insertan. En Scrampi puedes tener hasta 30 notas de máximo 60 caracteres, y el campo sigue siendo editable por si hace falta algo que no estaba.
Es un atajo de escritura, no una función de cobro, y esa distinción hay que cuidarla. La regla práctica: si cuesta plata o mueve inventario, no es una nota. "Sin cebolla" parece una nota y no lo es, porque debería devolver la cebolla al inventario. Si no se explica esto al equipo, las notas rápidas se convierten en el basurero donde termina la información que debería estar estructurada, y vuelves al punto de partida.
Un detalle que importa más de lo que parece: en Scrampi editar el catálogo de notas rápidas tiene su propio permiso, así que se lo puedes dejar a un mesero sin darle acceso a la configuración de la cuenta. Pedirle permisos de administrador a alguien para que agregue "poca sal" es la clase de fricción que hace que una función no se use.
Combos: cómo vender varios productos como uno solo
El almuerzo ejecutivo, la promo de la tarde, el combo personal. Un combo es un producto que por dentro está hecho de otros productos, con su propio precio y su propia foto.
Dos cosas que vale la pena exigirle a cualquier sistema:
- Que te diga cuánto costarían los integrantes por separado. Es el número contra el cual defines el precio del combo. Scrampi lo calcula y además te avisa si el combo quedó más caro que sus productos sueltos, que es cuando dejó de ser promoción sin que nadie se diera cuenta.
- Que el inventario se derive de los integrantes. Si el combo lleva una gaseosa y quedan tres gaseosas, no puedes vender diez combos. En Scrampi el stock del combo puede ser propio o derivarse del de sus integrantes, y lo segundo es lo que casi siempre quieres.
Un combo también se rompe con el tiempo: das de baja la gaseosa de 400 ml y el combo que la lleva queda inservible. Conviene que el sistema te liste esos casos en vez de que los descubras cuando el pedido falla en plena hora pico.
Qué no hacen los modificadores, y cuándo no valen la pena
Concesiones honestas, porque son las que te ahorran tiempo:
- Si tu carta no cambia, esto te sobra. Una panadería de mostrador o un puesto con seis productos fijos no necesita modificadores. Un producto por presentación es más rápido y más claro.
- Ninguna opción baja el precio. En Scrampi una adición nunca puede ser negativa: no puedes hacer que "sin queso" descuente $1.000. Si tu modelo de precios depende de eso, necesitas dos productos distintos o un sistema que lo permita.
- Un combo es un precio fijo, no una regla de promoción. Si lo que quieres es un tres por dos automático o un descuento por volumen que se calcule solo al llegar a cierta cantidad, eso es otra cosa y conviene que lo preguntes explícitamente antes de contratar.
- Los integrantes de un combo deben compartir el mismo tratamiento de impuestos. Mezclar en un solo combo productos con impoconsumo y productos con IVA no funciona, y es mejor saberlo antes de armar toda la carta.
Qué preguntar antes de contratar un POS para restaurante
- ¿La adición descuenta el insumo del inventario o solo suma al precio?
- ¿Puedo asignar un grupo de opciones a una categoría entera, o toca plato por plato?
- ¿Puedo marcar una elección como obligatoria y que bloquee el pedido hasta que se escoja?
- ¿Cómo se ve el "sin cebolla" en la comanda impresa y en la pantalla de cocina?
- ¿El recibo y la factura electrónica salen con el precio ya sumado, sin tener que corregir nada?
- ¿Cuántos grupos, combos y recetas me deja crear mi plan?
- ¿Cómo calcula la propina y el impoconsumo al cobrar? Si quieres hacer la cuenta aparte, tenemos una calculadora de propina e impoconsumo.
Cómo funcionan las adiciones y los combos en Scrampi
En Scrampi los tres tipos existen como tales: adiciones que suman y descuentan el insumo enlazado, quitar con precio forzado en cero y devolución del ingrediente al inventario, y elección con mínimo y máximo de selección. Se asignan por producto, categoría o subcategoría. El precio de la línea llega al recibo ya con las adiciones sumadas, así que la factura electrónica ante la DIAN sale correcta sin pasos extra.
Los cupos van por plan: Starter incluye 10 recetas, 10 combos y 10 grupos de opciones; Pro sube a 50, 30 y 25; Business los deja ilimitados. Los insumos no tienen tope, porque son productos de inventario y no consumen cupo. Puedes ver el detalle en la página de precios.
Si todavía estás organizando el salón, la cocina y los domicilios, eso lo cubrimos aparte en la guía de mesas, comandas y domicilios. Si estás empezando desde cero con el concepto, qué es un sistema POS es el punto de partida. Y si ya estás comparando proveedores, armamos una comparativa de los mejores POS para restaurante en Colombia.
Por dónde empezar a configurar tu carta
No configures la carta completa. Toma los cinco platos que más vendes y mira qué le piden los clientes a cada uno. Casi siempre son dos o tres grupos que se repiten en toda la carta: un "adicionales" para las porciones extra, un "quitar" con los cuatro ingredientes que más se piden sin, y una "elección" para el acompañamiento o el término.
Con eso cubres la mayoría de los pedidos del día. El resto lo agregas cuando aparezca, no antes.
Conclusión
Las adiciones, las opciones y los combos no son una función de lujo para restaurantes grandes. Son el lugar donde se escapa la plata en los negocios chicos, justamente porque cada fuga es de dos mil pesos y nadie la persigue. Estructurarlas no requiere un sistema caro: requiere que el sistema sepa distinguir entre lo que cobra, lo que mueve inventario y lo que solo hay que leer en la cocina.
