Un negocio sin control de inventario pierde dinero por dos vías opuestas y silenciosas: el quiebre de stock (el cliente pide, no hay, y esa venta no se recupera) y el sobre-stock (capital inmovilizado en mercancía que no rota, con riesgo de vencimiento o daño). El control de inventario existe para caminar entre esos dos extremos: tener lo suficiente de lo que rota y no acumular lo que no.
La disciplina mínima cabe en una tabla: cada producto con su stock actual, su stock mínimo y su costo. Con eso el negocio ya puede responder las tres preguntas operativas del día a día: qué hay, qué se está acabando y cuánta plata hay en el estante. El histórico movimiento a movimiento — quién sacó qué, cuándo y por qué — es la película completa y la lleva el kardex, que complementa esta foto.
Cómo llevar el control de inventario, paso a paso
Primero, levanta el inventario inicial: un conteo físico completo, producto por producto, con su costo unitario — es la línea base y no se puede saltar. Segundo, define el stock mínimo de cada producto según lo que vendes por semana y lo que tarda tu proveedor en reponer. Tercero, registra las entradas (compras) y salidas (ventas, mermas, daños) a medida que ocurren, no al final del mes. Cuarto, revisa las alertas: todo producto en o por debajo de su mínimo entra a la lista de pedidos. Quinto, programa conteos cíclicos — contar una categoría distinta cada semana descubre diferencias sin cerrar el local un día entero.
La regla que separa los inventarios que funcionan de los que no: el registro ocurre en el momento del movimiento. Un inventario que se actualiza "cuando haya tiempo" ya está desactualizado, y las decisiones de compra que salen de él heredan el error.
Stock mínimo y punto de reposición: cuándo pedir
El stock mínimo no es un número fijo universal: depende de cuánto vendes por período y cuánto tarda el proveedor en entregar. La fórmula práctica es venta promedio diaria × días de reposición, más un colchón de seguridad para picos de demanda. Un producto que vende 5 unidades al día con un proveedor que tarda 4 días necesita un mínimo de al menos 20 unidades más el colchón; si esperas a llegar a cero para pedir, el quiebre de stock ya ocurrió.
Ejemplo de un control de inventario
| Producto | Stock actual | Stock mínimo | Estado | Costo unit. | Valor total |
|---|---|---|---|---|---|
| Arroz × 500 g | 65 | 20 | OK | $2.800 | $182.000 |
| Aceite vegetal 1 L | 12 | 15 | Reponer | $9.000 | $108.000 |
| Azúcar × 1 kg | 30 | 10 | OK | $4.000 | $120.000 |
Plantilla de control de inventario en Excel, gratis
No es una tabla: es un mini-sistema. Registras cada movimiento (compra, venta, merma, ajuste) en una hoja, y el inventario se actualiza solo — stock actual, estado REPONER/OK, valor total — mientras la lista de compras se genera automáticamente con los productos que tocan su mínimo y la cantidad sugerida para reponer. Se descarga lista para tu moneda, sirve para los siete países donde opera Scrampi y trae el ejemplo resuelto de esta guía. Sin registro.
Descargar plantilla de inventario (.xlsx)
Se descarga lista para Colombia, con el ejemplo y los encabezados en Peso Colombiano (COP). Dentro del archivo puedes cambiar el país en la celda C5 de la hoja Inventario.
Los números que debes vigilar
Con Scrampi el control de inventario se lleva solo: cada venta descuenta stock, el kardex registra el movimiento y el sistema te avisa cuando un producto toca su mínimo.
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Scrampi actualiza el inventario automáticamente con cada venta, compra o ajuste, lleva el kardex con 14 tipos de movimiento y maneja alertas de stock mínimo por producto. Las variantes (talla, color, presentación) tienen stock y costo propios, y en multi-sucursal cada tienda lleva su inventario separado con transferencias entre sedes.